PERAN ANGGARAN PERUSAHAAN BERSINERGI DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI

PERAN ANGGARAN PERUSAHAAN BERSINERGI

DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI

Telah banyak diketehaui bahwa para ahli telah memberikan pengertian tentang anggaran. Berikut beberapa para ahli yang memberikan pengertian mengenai Penganggaran :

a.       Munandar (2000) :

Anggaran ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu tertentu.

b.      Christina, dkk. (2001) :

Menyatakan bahwa Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sitematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang.

c.       Asri dan Adisaputro (1996):

Memberikan pendapat yang sedikit berbeda, anggaran adalah suatu pendekatan yang formal dan sistematis dan pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dalam perencanaan, koordinasi dan pengawasan.

d.      Azwar, 1996

Anggaran ialah suatu rencana, uraian tentang kegiatan yang akan dilaksanakan dan dinyatakan dalam bentuk uang .

Menurut Munandar (2000) anggaran mempunyai 3 kegunaan pokok, yaitu :

1. Sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta sekaligus memberikan target yang harus dicapai oleh kegiatan-kegiatan perusahaan di waktu yang akan datang.

2. Sebagai alat pengkoordinasian kerja agar semua bagian yang terdapat di dalam perusahaan dapat saling menunjang, saling bekerja sama dengan baik, untuk menuju sasaran yang telah ditetapkan.

3. Sebagai alat pengawasan kerja yaitu sebagai alat pembanding untuk menilai realisasi kegiatan perusahaan.

Sementara itu menurut purwanto (2005) anggaran mempunyai fungsi yaitu :

1. Alat perencanaan (planning tool), merencanakan tindakan apa yang dilakukan oleh pemerintah, berapa biaya yang dibutuhkan dan berapa hasil yang diperoleh dari belanja pemerintah tersebut.

2. Alat pengendalian (control tool), memberikan rencana detail atas pendapatan dan pengeluaran pemerintah agar dapat dipertanggungjawabkan kepada publik.

3. Alat kebijakan fiskal (fiskal tool), mendorong dan memfasilitasi kegiatan ekonomi masyarakat sehingga dapat mempercepat pertumbuhan ekonomi.

4. Alat politik (political tool), bentuk komitmen eksekutif dan legislatif atas penggunaan dana publik untuk kepentingan tertentu.

5. Alat koordinasi dan komunikasi (coordination and communication tool), mendeteksi terjadinya inkonsistensi suatu unit kerja dan alat komunikasi dalam lingkungan eksekutif.

6. Alat penilaian kerja (performance tool), pencapaian target anggaran dan efisiensi   pelaksanaan anggaran.

7. Alat motivasi (motivation tool), memotivasi manajer dan stafnya agar bekerja secara ekonomis, efektif dan efisien dalam mencapai target dan tujuan organisasi. Langkah-langkah yang harus diikuti dalam penganggaran adalah ;

(1)   penetapan tujuan,

(2) pengevaluasian sumber-sumber daya yang tersedia,

(3) negosiasi antara pihak-pihak yang terlibat mengenai angka anggaran,

(4) persetujuan akhir,

(5) pendistribusian anggaran yang disetujui (Shim dan Siegel, 2000).

Menurut Salomo (2005) terdapat Tiga (3) jenis anggaran yaitu :

1.      Line item budgeting/traditional budgeting yaitu sistem penganggaran yang disusun berdasarkan fungsi suatu organisasi.

Sistem anggaran tersebut bertujuan untuk melakukan kontrol keuangan dan berorientasi pada input organisasi serta pendekatannya melalui kenaikkan bertahap, dalam prakteknya indikator keberhasilannya adalah kemampuan menyerap anggaran.

Kelemahannya adalah :

a.       kontrol uang sebatas administrasinya,

b.      tidak menggambarkan kinerja karena berorientasi pada input,

c.       hanya menetapkan rencana anggaran berdasarkan kenaikkan secara bertahap yang berakibat tidak tersedianya informasi yang logis dan rasional tentang anggaran tahun yang akan datang.

d.      Indikator keberhasilannya adalah kemampuan menghabiskan anggaran.

Kelemahan ini mengakibatkan in-efisiensi, in-efektivitas dan rendahnya akuntabilitas publik.

2.   Planning programing budgeting system dan zero based budgeting yaitu penyusunan anggaran yang berorientasikan pada rasionalitas dengan menjabarkan anggaran dalam program-program, sub-program dan proyek, dalam hal ini yang diukur adalah biaya dan manfaatnya.

Kelemahan sistem ini adalah

a.       memerlukan banyak kertas kerja, data

b.      sistem manajemen informasi canggih sehingga sulit karena keterbatasan sumber daya manusia, menghasilkan keputusan unit yang menghasilkan paket alternative anggaran dengan tujuan agar responsif terhadap kebutuhan masyarakat.

3. Performance budgeting, anggaran yang berorientasi pada kinerja yaitu sistem penganggaran yang berorientasi pada output organisasi dan berkaitan dengan visi, misi dan rencana strategis organisasi. 
 Sudah banyak agan dan sista ketahui bahwa telah banyak perusahaan taraf menengah dan besar menerapkan
berbagai upaya untuk dapat menjalankan reformasi dalam bidang pengelolaan keuangan perusahaan.
Perihal diatas dilakukan demi untuk dapat meng-efektifkan dan meng-efisiensikan anggaran perusahaan sesuai
dengan anggaran perusahaan yang telah ditetapkan oleh Manajemen perusahaan.

Sebelum kita saya mencoba membahas lebih lanjut perihal Peran Anggaran perusahaan yang bersinergi bersama
teknologi informasi maka kita perlu mengetahui Peran Teknologi Informasi (TI) di sebuah organisasi dalam
mendukung kinerja keuangan perusahaan. Berikut sedikit pemaparannya.

Peran Teknologi Informasi (TI) di sebuah organisasi selayaknya untuk mendukung pencapaian organisasi
tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut maka perlu dipastikan adanya keselarasan (IT Alignment) antara TI
dengan visi dan misi organisasi tersebut. 

Dalam sebuah Arsitektur TI sebuah organisasi yang telah dibangun oleh beberapa perusahaan besar dan
menengah tentunya perlu mendukung hal tersebut. IT Strategic/Master Plan merupakan sebuah rencana induk
bagi TI sebuah organisasi yang sangat diperlukan guna menjamin TI dan implementasinya dapat benar-benar
optimal mendukung pencapaian tujuan strategis jangka panjang organisasi tersebut. 
Namun seperti yang telah kita ketahui dalam Penerapan TI di suatu perusahaan tidak selamanya akan selalu
selaras dengan strategi dan tujuan organisasi. Untuk itu perlu dilakukan analisis terhadap infrastruktur dan
Pengelolaan TI yang ada agar dapat selalu dipastikan kesesuaian infrastruktur dan pengelolaan yang ada dengan
tujuan organisasi.
Di dalam Penerapan TI di perusahaan akan dapat dilakukan dengan baik apabila ditunjang dengan suatu
pengelolaan TI (IT Governance) dari mulai perencanaan sampai implementasinya. Definisi IT
Governance menurut ITGI adalah: 

“Suatu bagian terintegrasi dari kepengurusan perusahaan serta mencakup kepemimpinan dan
struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa TI perusahaan mempertahankan dan
memperluas strategi dan tujuan organisasi.” 

Kegunaan IT Governance adalah untuk mengatur penggunaan TI, dan memastikan performa TI sesuai dengan
tujuan berikut ini :
 - Keselarasan Teknologi Informasi Perusahaan dan realisasi keuntungan - keuntungan yang dijanjikan dari penerapan Teknologi Informasi
- Penggunaan Teknologi Informasi difungsikan agar perusahaan dapat mengeploitasi kesempatan yang ada dan memaksimalkan keuntungan
- Untuk dapat menggunakkan sumber daya Teknologi Informasi yang bertanggung jawab
- untuk dapat melakuakn manajemen resiko yang terkait dengan teknologi informasi secara tepat

Alasan terpenting mengapa IT governance memiliki peran penting  dikarenakan adanya sebuah  ekspektasi dan realitas sering kali tidak sesuai. Shareholder perusahaan selalu berharap tentang perusahaan untuk :

1.      Memberikan solusi TI dengan kualitas yang bagus, tepat waktu, dan sesuai dengan anggaran.

2.      Menguasai dan menggunakan TI untuk mendatangkan keuntungan.

3.      Menerapkan TI untuk meningkatkan efisiensi dan produktifitas sambil menangani risiko TI.

Namun patut kita tanamkan dalam diri kita suatu pengelolaan teknologi informasi atau IT governance yang  tidak efektif akan menjadi awal terjadinya pengalaman buruk yang akan dihadapi perusahaan. Beberapa permasalahan tersebut adalah sebagai berikut :

1.      Kerugian bisnis, berkurangnya reputasi perusahaan, dan melemahnya posisi kompetisi perusahaan dalam pangsa pasar.

2.      Terdapatnya Tenggat waktu yang terlampaui dari dealine pengembangan teknologi informasi, sehingga akan menimbulkan biaya yang lebih lebih tinggi dari yang diperkirakan, dan kualitas aplikasi software yang telah dibuat ternyata memiliki kualitas  lebih rendah dari yang diperkirakan.

3.      Sehingga Efisiensi dan proses inti pengembangan perusahaan akan terpengaruh secara negatif oleh rendahnya kualitas penggunaan TI yang di akibatkan oleh sumber daya manusia yang tidak memahami perkembangan teknologi informasi.

4.      Sehingga hal yang paling buruk akan terjadi adalah sebuah Kegagalan inisiatif Teknologi informasi yang dikarenakan kurangnya pemahaman user/pengguna software sehingga  untuk melahirkan inovasi – inovasi baru dalam pengembangan Teknologi Pengelolaan Keuangan perusahaan tersebut sehingga kegagalan tersebut akan memberikan kerugian secara financial dan inmaterial.

Kegunaan TI Governance adalah untuk mengatur penggunaan TI, dan memastikan performa TI sesuai dengan tujuan berikut ini :

1.Keselarasan TI dengan perusahaan dan realisasi keuntungan-keuntungan yang dijanjikan dari

penerapan TI.

2.Penggunaan TI agar memungkinkan perusahaan mengekploitasi kesempatan yang ada dan

memaksimalkan keuntungan.

3. Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab.

4. Penanganan manajemen risiko yang terkait TI secara tepat.

Dalam studi ITGI mengenai Status Global Penguasaan IT, ada 10 masalah besar di bidang TI yang dialami oleh para CEO dan CIO, yaitu

1. Kurangnya pandangan mengenai seberapa baik TI berfungsi.

2. Kegagalan operasional TI.

3. Masalah penempatan karyawan bidang TI.

4. Jumlah masalah dan kejadian dalam TI.

5. Biaya TI yang tinggi dengan perolehan kembali modal (ROI) yang rendah.

6. Kurangnya pengetahuan mengenai sistem penting.

7. Kurangnya kemampuan mengelola data.

8. Pemutusan hubungan antara strategi TI dan bisnis.

9.  Ketergantungan pada entitas di luar pengawasan langsung.

10. Jumlah kesalahan yang disebabkan oleh sistem penting.

11. Jumlah masalah dan kejadian dalam TI.

Marios Damianides, ketua internasional ITGI menyatakan, "Hasil-hasil ini menunjukkan kesenjangan antara masalah TI dan pendahuluan rencana aksi untuk memusatkan perhatian pada masalah tersebut".

Penggunaan standar IT Governance mempunyai keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

1.      The Wheel Exists – penggunaan standar yang sudah ada dan mature akan sangat efisien. Perusahaan tidak perlu mengembangkan sendiri frameworkdengan mengandalkan pengalamannya sendiri yang tentunya sangat terbatas.

2.      Structured – standar-standar yang baik menyediakan suatu framework yang sangat terstruktur yang dapat dengan mudah difahami dan diikuti oleh manajemen. Lebih lanjut lagi, framework yang terstruktur dengan baik akan memberikan setiap orang pandangan yang relatif sama.

3.      Best Practices – standar-standar tersebut telah dikembangkan dalam jangka waktu yang relatif lama dan melibatkan ratusan orang dan organisasi di seluruh dunia. Pengalaman yang direfleksikan dalam model-model pengelolaan yang ada tidak dapat dibandingkan dengan suatu usaha dari satu perusahaan tertentu.

4.      Knowledge Sharing – dengan mengikuti standar yang umum, manajemen akan dapat berbagi ide dan pengalaman antar organisasi melalui user groups, website, majalah, buku, dan media informasi lainnya.

5.      Auditable – tanpa standar baku, akan sangat sulit bagi auditor, terutama auditor dari pihak ketiga, untuk melakukan kontrol secara efektif. Dengan adanya standar, maka baik manajemen maupun auditor mempunyai dasar yang sama dalam melakukan pengelolaan TI dan pengukurannya.

Model Standar IT Governance

Ada berbagai standar model IT Governance yang banyak digunakan saat ini, antara lain:

1.         ITIL (The IT Infrastructure Library)

2.         ISO/IEC 17799 (The International Organization for Standardization / The International Electrotechnical Commission)

3.         COSO (Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission)

4.         COBIT (Control Objectives for Information and related Technology)

Sekian dulu ya agan dan sista mengenai penjelasan tahap awal perihal peran anggaran perusahaan yang bersinergi dengan teknologi informasi semoga penjelasan diatas dapat membuka khasanah ilmu pengetahuan kita terlebih dahulu sebelum kita akan membahas sisi dalam aplikasi software penganggaran perusahaan yang berbasiskan dengan teknologi informasi.
akhirul kata saya ucapkan permohonan maaf apabila ada salah - salah kata dalam menyampaikan informasi diatas atas apresiasinya saya ucapkan terima kasih.

Salam Inovasi dan kretifitas

Arief Tri Setiaji,SE